Les chargeurs doivent pouvoir évaluer les points forts et les points faibles de leur entreprise. Et pour y parvenir, il ne suffit pas de faire des suppositions. Examinons les 3 indicateurs de performance clés (KPI) dont tous les chargeurs doivent disposer… mais qu’ils n’ont généralement pas. Et s’ils les ont, c’est sous forme d’informations réparties dans plusieurs documents qu’ils peinent à retrouver lorsqu’il s’agit de prendre des décisions et/ou de mesurer les performances de leurs partenaires.
Éparpillées, difficiles à retrouver, non automatisées, les données constituent donc un indicateur peu fiable et difficile à construire dans un tel contexte.
1. Les indicateurs de performance des partenaires
Disposer de données sur les performances de ses partenaires est une nouveauté au sein de l’industrie du shipping, qui est en train de révolutionner notre façon de gérer les partenariats. L’évaluation des performances des transporteurs et des transitaires aide les chargeurs à sélectionner le partenaire proposant le meilleur retour sur investissement.
Parmi les KPI qui devraient être collectés auprès des transporteurs figurent :
- Le délai de confirmation de booking du transporteur
- Le pourcentage de demandes acceptées et refusées pour les conteneurs
- Le respect des volumes définis au préalable
- Le nombre de bookings annulées
- La différence moyenne entre les heures d’arrivée/de départ prévues et réelles
- La disponibilité prévue contre la disponibilité réelle
- La création de bons de chargement.
De même, les KPI qui devraient être collectés auprès des transitaires comprennent :
- Le délai de booking après la création d’un dossier de transport
- Le délai de mise à disposition d’un bon de chargement après le départ du navire
- Le délai d’introduction d’une demande de booking
- La notification des problèmes et la transparence au niveau opérationnel
- L’anticipation des problèmes opérationnels
- La capacité d’éviter les charges de stockage, de surestaries et de détention.
Avoir accès aux bonnes informations, c’est également prendre l’avantage au cours des négociations. Si votre partenaire ne respecte pas sa partie du contrat, une demande de remboursement sera alors envisageable.
2. Les indicateurs de performance généraux
Les indicateurs de performance généraux vous permettent d’avoir une idée du fonctionnement d’une équipe logistique. Parmi les KPI recherchés figurent :
- Le volume de conteneurs géré chaque année/mois/semaine
- La capacité du conteneur confié au transporteur/transitaire
- Le solde des comptes
- Les impayés
Ces informations peuvent également être très bénéfiques pour votre direction financière. En effet, elles pointent de manière claire les ressources dépensées ou susceptibles d’être économisées ainsi que les domaines présentant une hausse de marges de profit potentielle.
3. Les indicateurs de performance internes
En connaissant les performances de votre équipe, vous pouvez trouver les moyens de la motiver et d’améliorer ses résultats. Parmi les KPI en mesure de vous y aider figurent :
- Le temps consacré à chaque tâche
- La quantité de travail réalisée par chaque membre de l’équipe
- Le nombre de conteneurs géré par chaque personne
En accédant aux indicateurs de performance internes tels que ceux mentionnés ci-dessus, les managers peuvent déterminer les besoins en formation et les sujets nécessitant une attention particulière. À long terme, ces indicateurs peuvent renforcer l’équipe et réduire les contretemps.
Les KPI peuvent vous aider à consolider vos opérations
Ces indicateurs de performance sont cruciaux pour les progrès des managers de shipping. Cependant, tous ne sont pas facilement accessibles. Il est difficile de rassembler les indicateurs de performance généraux sous forme complète dans de nombreux cas. La gestion manuelle des données via des feuilles Excel prend beaucoup de temps et comporte un risque élevé d’erreur humaine.
Voilà pourquoi il est important que les KPI soient automatisés. De cette façon, tous les événements sont enregistrés et tout le monde peut accéder aux données en temps réel en cas de besoin. Les données sont tout à coup disponibles et accessibles.
Cependant, les KPI ne sont utiles que s’ils sont continuellement alimentés à l’aide de données fiables. C’est la raison pour laquelle les plateformes collaboratives telles que BuyCo sont si cruciales pour le processus. En effet, les outils digitaux permettent de collecter les données en interne sans saisie manuelle. Par exemple, votre transporteur peut directement vous envoyer les KPI via l’échange de données informatisé (EDI). Ainsi, vous n’aurez plus à prendre de décisions basées sur les KPI fournis par votre transitaire, et gagnerez en visibilité et fiabilité.